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Responsabilités :
Relevant du représentant résident, l’associé (e ) exécutif (ve) est chargé (e ) de fournir une assistance administrative à cette dernière en assurant la confidentialité totale de tous les aspects de la mission et, en étroite coordination avec la direction et le personnel du bureau régional, gérer le flux efficace d’informations et de communications pour assurer une diffusion rapide des informations, une action rapide et le respect des délais fixés.
Fournir un soutien exécutif à la représentante résidente d’ONU Femmes
•Gérer le calendrier du représentant résident d’ONU Femmes et le calendrier des rendez-vous et des réunions ;
•Organiser les voyages et le choix des chambres d’hôtel et d’autres services logistiques pour le représentant résident d’ONU Femmes en mission ;
•Tenir à jour la liste des contacts des chefs d’agences des bureaux pays à travers une mise en place d’un fichier électronique des contacts ;
•Répondre et filtrer les appels du représentant résident avec tact et discrétion;
•Gérer les dossiers administratifs concernant les rapports de mission et de voyage du représentant résident ;
•Collecter des informations et outils de travail pour répondre favorablement aux demandes du représentant résident.
Fournir un soutien administratif à la représentante résidente d’ONU Femmes
•Assurer le suivi logistique, administratif et financier dans la tenue des réunions, des événements et des ateliers (workshops) ;
•organiser et assister à des réunions et à des événements et préparer des comptes rendus des réunions ;
•Préparer et assembler des documents d’information et des présentations PowerPoint à l’intention du représentant résident pour les réunions, les missions et d’autres événements importants ;
•organiser et surveiller le système de classement des dossiers du bureau;
•Appuyer le représentant résident dans le suivi scrupuleux des engagements dans le respect des délais.
Fournir un soutien efficace en matière de communication et de gestion de l’information du bureau pays
•Faciliter la circulation de l’information et la communication entre le Bureau du Représentant Résident d’ONU Femmes et d’autres unités à l’intérieur ou à l’extérieur d’ONU Femmes;
•Examiner, classer par ordre de priorité et acheminer la correspondance vers et depuis le bureau du Représentant résident d’ONU Femmes ; prendre des mesures de suivi proactives et en informer le Représentant résident ;
•Répondre aux demandes de renseignements et / ou les adresser directement aux unités appropriées pour une action ou une réponse rapide;
•Préparer la correspondance de routine et les circulaires entre bureaux ; examiner les documents et les rapports pour s’assurer que l’orthographe, la ponctuation et le format sont corrects;
•Maintenir et organiser des fichiers matériels et électroniques à jour pour faciliter l’accès et la récupération ; assurer la garde des documents confidentiels du bureau;
•Aider à la préparation et à la finalisation des traductions informelles des textes (d’anglais en français vis-versa) ; agir comme interprète.
Apporter un soutien aux activités de relations extérieures du bureau du représentant résident
•Faciliter l’interaction du représentant résident avec divers partenaires externes par le biais de communications écrites, verbales et électroniques et par le biais de relations collaboratives et proactives avec ses homologues et ses collègues des autres agences et bureaux ;
•Recevoir et accueillir les hauts fonctionnaires / visiteurs ;
•Assurer les questions de protocole, recevoir des visiteurs / fonctionnaires de haut rang, coordonner les arrangements logistiques liés aux visites du Représentant.
Contribuer au renforcement des connaissances et au partage des connaissances
•Fournir un soutien administratif pour une gestion et un partage efficace des connaissances au sein du bureau et des autres bureaux et du siège ;
•Construire et partager des connaissances et de l’expérience en matière de soutien administratif et opérationnel.
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