Responsable des achats et de la logistique, March 2022 – NGO Jobs

Titre du poste: Responsable des achats et de la logistique

Département: Services généraux

Rend compte à: Directeur des Finances et Operations

Objectif du poste Relevant du directeur financier et administratif, le titulaire du poste sera responsable de l’approvisionnement et de la livraison en temps opportun de biens et de services de qualité et de gérer la logistique à des prix compétitifs.

Principales responsabilités

• Préparation, coordination et mise en œuvre de plans d’achats annuels consolidés et s’assurer que les départements utilisateurs y adhèrent conformément aux budgets approuvés;

• Formuler le cadre de l’optimisation des ressources (Value for Money) pour informer l’organisation d’approvisionnement

• Préparation des documents de demande de proposition

• Fournir un soutien logistique pour les activités du projet; y compris le transport pour les visites des clients, les événements tels que les ateliers, les réunions, etc.

• Coordonner la réception, l’ouverture et l’évaluation des devis, offres ou propositions de biens, services ou travaux;

• Préparation et gestion des contrats en liaison avec le responsable des finances et de l’administration pour sa légalité et s’assurer de l’autorisation appropriée conformément aux politiques de FHI 360;

• Veiller à ce que les services utilisateurs adhèrent aux plans d’approvisionnement conformément aux budgets;

• Réalisation d’études de marché, suivi et évaluation des performances de la fonction de chaîne d’approvisionnement;

• Assurer des partenariats solides avec les fournisseurs et les clients;

• Assurer un approvisionnement en temps opportun, efficace et efficient des biens, services et travaux, tout en respectant strictement la politique d’approvisionnement;

• Etablir en liaison avec les départements concernés et les utilisateurs finaux, les spécifications de qualité des biens et services requis par FHI 360;

• Effectuer des contrôles désignés sur les aspects de qualité et de sécurité des achats; • Examiner la chaîne d’approvisionnement pour s’assurer qu’elle est efficiente et efficace;

• Gérer l’exercice annuel de pré-qualification des fournisseurs;

• Superviser l’inventaire et la gestion des actifs; y compris la surveillance des mouvements de propriété, la gestion des immobilisations en vue de leur élimination, excédent, stockage ou élimination.

• Secrétaire du comité d’évaluation des soumissions; rassembler et présenter la documentation relative à la passation de marchés aux comités d’appel d’offres et d’élimination compétents pour décision et attribution;

• Préparer les contrats des fournisseurs et les bons de commande et les soumettre pour approbation;

• Tenir à jour des fichiers et des registres pour tous les processus d’approvisionnement, les appels d’offres, les évaluations d’approvisionnement, les contrats, les bons de commande et toutes les correspondances relatives aux achats;

• Soumettre les documents d’approvisionnement, les contrats et les LPO pour le traitement des paiements;

• Faciliter l’audit annuel de la passation des marchés et d’autres revues de passation de marchés.

• Faciliter la couverture d’assurance pour tous les actifs et équipements pour FHI 360.

Qualifications académiques minimales:

• Un baccalauréat en gestion de la chaîne d’approvisionnement ou son équivalent d’une université reconnue.

Qualifications professionnelles:

• Diplôme en gestion des achats et des fournitures et adhésion à l’Institut kényan de gestion des fournitures.

• Quatre (4) ans d’expérience en approvisionnement dans une grande organisation; Compétences comportementales

• Capacité à communiquer efficacement tant oralement que par écrit;

• Bonne négociation, réseautage et gestion des chiffres;

• Planification et organisation – Définit des objectifs clairs et réalisables conformes aux priorités convenues pour soi-même et pour les autres

• Professionnalisme – Matière de maîtrise liée aux responsabilités

• Travail en équipe

This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

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