Human Ressources & Administrative Officer, December 2021

Projet CYERA/ FHI 360/DRC/04/011/2020

Postes : Officier des ressources humaines et de l’administration (HR& Admn. Officer)

Superviseur : Gestionnaire Nationale des Ressources Humaines & Administratives

Lieu d’affectation : Kinshasa avec mission en provinces

Type de contrat : Contrat local à durée déterminée (12 mois avec possibilité d’extension)

CONTEXTE :

FHI 360 est une organisation de développement humain à but non lucratif qui se consacre à l’amélioration durable des conditions de vie en promouvant des solutions intégrées et axées localement. Notre personnel comprend des experts en santé, en éducation, en nutrition, en environnement, en développement économique, en société civile, en genre, en jeunesse, en recherche et en technologie – créant ainsi un ensemble unique de capacités pour relever les défis interreliés du développement actuel. FHI 360 couvre plus de 70 pays et tous les États et territoires des États-Unis.

Nous sommes actuellement à la recherche des candidats qualifiés pour le poste d’Officier Ressources Humaines & Administratif pour le projet CYERA, un projet d’éducation financé par l’USAID.

Description du Projet CYERA :

L’USAID finance l’éducation des enfants et des jeunes en zones de conflit à travers le projet CYERA. Cette activité vise principalement les provinces du Nord Kivu, Sud Kivu et de lturi.

Le projet a pour objectifs d’offrir des services éducatifs aux enfants et aux jeunes ; de soutenir la capacite des parents à financer l’éducation de leurs enfants ; de promouvoir le bien être, l’inclusion et la prévention de la violence basée sur le genre et de renforcer la capacite des organisations locales afin qu’elles puissent appuyer l’éducation des enfants et des jeunes dans les zones d’intervention.

Résumé de la position :

Le titulaire du poste développera une compréhension approfondie des exigences des bureaux en matière de ressources humaines et d’administration. Il/elle travaillera en collaboration avec les Ressources humaines sur terrain sous la supervision du Gestionnaire Nationale des Ressources Humaines.

L’Officier des ressources humaines et de l’administration sera chargé de veiller à ce que les procédures et les politiques soient en place et soient appliquées dans les bureaux sur terrain sous la supervision de Gestionnaire Nationale des Ressources Humaines.

DIMENSIONS DE TRAVAIL :

Apporter tout appui en relation avec la gestion des Ressources Humaines et de l’administration au Gestionnaire Nationale des Ressources Humaines &administrative
Fournir l’appui nécessaire pour mettre en œuvre les plans opérationnels selon les standards convenus dans l’organisation
Développer des relations efficaces avec des partenaires extérieurs (ONEM, Inspection du Travail, DGI, CNSS…).
Présenter les informations récoltées selon les formats préétablis.
Démontrer une grande flexibilité pour anticiper et répondre à des défis inhérents à son contexte opérationnel
Soutenir et de mettre en œuvre le bien-être du personnel en comprenant le contexte et en soutenant la Gestionnaire Nationale des Ressources Humaines
RESPONSABILITES PRINCIPALES :

Sous la supervision directe de la Gestionnaire Nationale des Ressources Humaines& Administrative

Recrutement, Gestion des contrats et avantages
Fournir l’appui au recrutement pour les nouveaux projets conformément aux politiques et procédures des Ressources Humaines de FHI360
Produire les projets de contrats de travail et les conventions de prestation de services sur orientation du Gestionnaire Nationale des Ressources Humaines de FHI360 basé à Kinshasa.
Orienter les nouveaux staffs sur leurs droits et obligations découlant du contrat, Code de Conduite, ainsi que les remplissages des feuilles de paie électronique et politiques de Ressources Humaines en collaboration avec la gestionnaire Nationale des Ressources Humaines de FHI360
Faire les enregistrements des tous nouveaux employés dans la plateforme de l’assureur de soins de santé.
Préparer les déclarations des mouvements de travailleurs lors de l’embauche et cessation des nouveaux employés
En Collaboration avec la gestionnaire Nationale des Ressources humaines & Administrative, assurer la liaison et la bonne collaboration avec les services publics en matière de législation de travail, de sécurité sociale et de formation des agents à l’INPP
Assurer les suivis des congés annuels, des maladies, des congés de circonstances, et des absences du personnel.
Assurer un suivi des fins de contrat, de période probatoire et en informer en temps utile au gestionnaire Nationale des Ressources Humaines é Administrative.
Organiser les interviews de fin de contrat des employés et s’assurer que tous les formulaires de fin de contrat sont complétés.
S’assurer que tous les évaluations et les objectifs fixés de tous les staffs pays sont bels et bien complétés et signés par les superviseurs ensuite classés dans le dossier de chaque employé.
Faire les suivis des contrats des consultances et des journaliers du bureau pays.
Se rassurer que tous les nouveaux employés ont fixé leurs objectifs au plus un mois après la signature de contrat
S’assurer que tous les dossiers du personnel sont classés en ordre électronique et soit systématiquement tenue à jour
Administration :

Avec l’appui de Gestionnaire Nationale des Ressources Humaines, repondre à toutes les sollicitations adressées à FHI360 ou staffs FHI360 de Kinshasa et des bases y rattachées, par les services étatiques.
Superviser l’Assistant Administratif dans ses tâches au quotidiennes à travers :
1)Le suivi des dépenses effectuées pour les commodités du bureau (eau, café the sucre produit d’entretien ect…)

2)Le suivi des contrats des baux, contrat de prestation services

3)Appuyer l’Assistante administratif. dans tous les démarches auprès des services de la migration de la DGM RDC et des services pour les visas nouveaux ou renouvellement des Expatries et leurs dépendants reconnus, visiteurs étrangers en mission ou en transit et tous les documents exigés par l’administration congolaise (les ordres de mission ect…)

4) Gérer les dotations en crédits téléphoniques et modem internet S’assurer que les nouveaux staffs et visiteurs à leur arrivée ont des téléphones portables fonctionnels, cartes SIM, carte de service bureau de travail en relation avec les superviseurs du staff.

5) Appuyer l’assistant Administratif dans la gestion des Stocks bureau

Bien être du personnel
Travailler avec tout le personnel pour s’assurer que les procédures opérationnelles normalisées de COVID19 sont respectées et appliquées dans tous les locaux FHI360
Faire le suivi sur toute plainte du personnel.
Travailler avec l’Admin Assistant et le nettoyeur pour s’assurer que les stocks de toutes les fournitures bureaux et les produits hygiéniques sont demandés au moment opportun.
Appuyer à l’identification des problèmes de bien-être du personnel locaux ensuite les partage au gestionnaire Nationale des Ressources Humaines
COMPETENCES CLES :

Essentielles :
Diplôme universitaire en Administration ou Sciences Sociales
Expérience en matière de gestion des Ressources Humaines et dans l’administration avec les Organisations Internationales Humanitaires.
Bonne connaissance de la législation sociale en RDC.
Bonne communication verbale et écrite (capacité à produire des memos, des lettres administratives et des rapports en fonction des modèles établis) en français
Bonne capacité d’analyse et d’explication des faits et des situations
Capacité à utiliser des styles de communication appropriés pour influencer les décideurs clés à la fois en interne et en externe
Bonnes capacités de planification et d’organisation.
Capacité à travailler dans des délais serrés et sous pression.
Aptitude avérée à réagir positivement et efficacement dans les situations d’urgence.
Adaptable, flexible, capable de faire face à un large éventail de besoins et de demandes contradictoires.
Diplomatie, tact et talent
Bonne capacité de négociation
Capacité de travailler avec des équipes multiculturelles
Aptitude au travail d’équipe et apte à motiver les collègues
Flexibilité : aptitude à travailler sous pression et à s’adapter à des situations changeantes,
Être prêt à voyager régulièrement sur terrains
Qualifications requises :
BS/BA en administration des affaires, sciences sociales ou domaine connexe,
MS/MA en administration des affaires, sciences sociales ou domaine connexe, avec 5 ans d’expérience adéquate avec des responsabilités accrues dans les ressources humaines et les opérations.
D’autres certifications professionnelles ou de gestion appropriées, une connaissance des normes et procédures avec des financements de bailleurs de fonds seraient un avantage.
Une expérience de 5 ans dans le domaine des ressources humaines au sein des différentes organisations internationales serait un atout.
L’expérience doit refléter les connaissances, les compétences et les capacités mentionnées ci-dessus.
CRITERES MINIMA DE RECRUTEMENT

Tout(e) candidat(e) intéressé(e) est prié(e) de soumettre son Curriculum Vitae (CV) mis à jour avec au moins trois références professionnelles vérifiables (avec mention de leurs fonctions, adresses électroniques et numéros de téléphone), ainsi qu’une lettre de motivation.

Il est également demandé aux candidat(e) d’annexer leurs cartes de demandeur d’emploi

Toutes les candidatures doivent passer par le site web de l’organisation ci-dessous : https://www.fhi360.org/careers. Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite du processus.

La Date limite du dépôt des candidatures est fixé pour le Vendredi 04 Décembre 2020 à 17H30, heure de l’Ouest.

This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

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